Přímé oslovování potenciálních zákazníků, známé jako cold calling, zůstává i v digitální éře jednou z nejúčinnějších, byť často nejnáročnějších metod B2B akvizice na českém trhu. Úspěch však již nezávisí pouze na talentu obchodníka a jeho vytrvalosti. Rozhodujícím faktorem se stává systematické řízení těchto aktivit a schopnost vytěžit maximum z každého vytočeného čísla. Právě zde přichází na řadu role kvalitního CRM systému, který transformuje chaotické telefonování do řízeného obchodního procesu.
Konec éry tabulek a papírových poznámek
Mnoho českých firem stále spoléhá při akvizici na excelové tabulky. Tento přístup však rychle naráží na své limity. Data jsou nepřehledná, historie komunikace se ztrácí a následné kroky (follow-ups) se často neuskuteční, protože na ně obchodník v návalu jiné práce zapomene.
Moderní nástroj, jakým je například Bohemia CRM ve verzi Professional, poskytuje nezbytnou infrastrukturu pro to, aby studené kontakty nebyly jen ztrátou času. Nejde pouze o databázi čísel; jde o centrální mozek obchodního oddělení, který hlídá termíny, zaznamenává reakce a automatizuje rutinu.
Fáze 1: Příprava a segmentace databáze
Úspěšný cold calling začíná dávno před prvním zazvoněním telefonu. Klíčová je kvalitní příprava dat. Do systému Bohemia CRM je možné importovat seznamy potenciálních klientů a následně s nimi pracovat odděleně od stávajících zákazníků.
-
Kategorizace kontaktů: Je nezbytné rozlišovat mezi "studeným kontaktem" (Lead) a reálným "obchodním případem" (Opportunity). CRM umožňuje držet tyto záznamy ve specifických stavech, aby se nemíchaly s aktivními klienty.
-
Přiřazení vlastníků: Každý kontakt by měl mít jasně přiřazeného obchodníka, který za něj zodpovídá. Tím se předchází situaci, kdy jednoho potenciálního klienta osloví nekoordinovaně dva různí zástupci téže firmy.
Fáze 2: Průběh hovoru a okamžitá evidence
Během samotného telefonátu je kritické mít všechny informace na jednom místě. Obchodník díky CRM vidí nejen jméno a firmu, ale případně i historii předchozích, byť neúspěšných pokusů o kontakt z minulosti.
Zásadní funkcí Bohemia CRM Professional pro tuto fázi je Historie komunikace. Každý hovor, ať už úspěšný či nikoliv, musí být zaznamenán.
-
Rychlé poznámky: Obchodník si během hovoru může psát poznámky přímo do karty kontaktu.
-
Výsledek hovoru: Je nutné evidovat, jak hovor dopadl (např. "Nezvedá", "Nemá zájem", "Zaslat materiály", "Sjednána schůzka"). Tyto stavy jsou klíčové pro další automatizaci.
Fáze 3: Inteligentní workflow a automatizace následných kroků
Největší přidanou hodnotou nasazení Bohemia CRM do procesu cold callingu jsou pracovní procesy (workflows). Ty zajišťují, že po zavěšení telefonu aktivita nekončí, ale naopak se spouští řada definovaných kroků. Systém hlídá obchodníka, aby vykonal to, co slíbil.
Příklady využití pracovních procesů v praxi:
-
Scénář "Zavolejte později": Pokud volaný požádá o kontaktování za 3 měsíce, obchodník v CRM pouze nastaví příslušný stav a datum. Systém automaticky vytvoří úkol do kalendáře na daný den. Bez tohoto nástroje by podobný lead pravděpodobně zapadl.
-
Scénář "Pošlete více informací": Při tomto výsledku hovoru může workflow vygenerovat úkol pro odeslání standardizovaného e-mailu. Díky obousměrné synchronizaci e-mailů v edici Professional se následně odeslaná zpráva propíše zpět k danému kontaktu.
-
Konverze na Obchodní případ: Pokud je hovor úspěšný a je identifikován reálný zájem, lze kontakt jedním kliknutím převést do fáze Obchodního případu, kde již začíná standardní prodejní cyklus (nabídka, negociace, uzavření).
Dlouhodobá práce s odmítnutými kontakty
Ne každé "ne" znamená "nikdy". Firmy často mění dodavatele nebo své potřeby v čase. Bohemia CRM umožňuje efektivně pracovat i s těmito odloženými příležitostmi. Díky filtrům a kategoriím lze například jednou za rok vyfiltrovat všechny kontakty, které v minulosti projevily zájem, ale k obchodu nedošlo z důvodu tehdejší nevhodné doby, a zkusit je oslovit znovu s novou nabídkou.
Závěr
Cold calling s podporou českého CRM systému přestává být frustrující metodou pokus-omyl. Stává se měřitelným a řiditelným procesem. Bohemia CRM poskytuje nezbytný přehled o výkonu obchodníků a zajišťuje, že žádná potenciální příležitost nepropadne systémem jen kvůli lidské zapomnětlivosti.